Kernfunktion
Kostenvoranschläge für Reparaturen
Mit Varianten, KI-Text und Online-Freigabe durch den Kunden
Mit RepairDash erstellen Sie den Kostenvoranschlag (KVA) direkt im Reparaturauftrag: Gerät, Preis und Fehlerbeschreibung sind schon übernommen, Sie können bis zu sechs Varianten anbieten und senden alles per E-Mail mit PDF. Ihr Kunde wählt seine Variante online, der Auftrag springt automatisch auf „KVA OK“ und der gewählte Preis steht im Auftrag. B2B-Kunden sehen ihre offenen Kostenvoranschläge zusätzlich im Kundenprofil.
Video-Tutorial
Kostenvoranschlag senden und abrechnen
Varianten, Text mit KI, Freigabe durch den Kunden und Rechnung mit einem Klick – der komplette Ablauf an einem echten Auftrag.
Feature 01
Kostenvoranschlag aus Stichworten formulieren
Gerät, Fehler, Preis und Dauer in einem Formular prüfen.
Gerät, Fehlerbeschreibung und Preis werden aus dem Auftrag übernommen. Mit „AI-Bericht“ erstellen Sie aus kurzen Stichworten einen Formulierungsvorschlag für den Reparaturumfang. Der Text bleibt vor dem Versand bearbeitbar. Anschließend senden Sie den geprüften Kostenvoranschlag per E-Mail an den Kunden. „AI-Bericht“ gehört zum KI-Assistenten (Zusatzmodul); ohne ihn schreiben Sie den Text selbst.
Feature 02
Varianten anbieten – mehr Umsatz pro Auftrag
Bis zu sechs Alternativen mit eigenem Preis in einem Kostenvoranschlag.
Mit „Variante hinzufügen“ stellen Sie mehrere Angebote nebeneinander, jede Variante mit eigenen Positionen und eigenem Preis. Ein Beispiel aus der Werkstatt: Ein Laptop kommt mit defekter Festplatte, beim Öffnen sehen Sie einen völlig verstaubten Lüfter. Variante A ist die neue Festplatte für 149 €, Variante B zusätzlich die Lüfter-Reinigung für zusammen 188 €. Ihr Kunde sieht beide Varianten mit Preis in der E-Mail und entscheidet selbst. Die gewählte Variante wird mit allen Positionen in den Auftrag übernommen.
Feature 03
Annehmen oder Ablehnen per E-Mail
Die Antwort des Kunden wird direkt am Auftrag erfasst.
Die E-Mail enthält Gerät, Fehlerbeschreibung, Reparaturumfang und Preis sowie die Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen. Nach dem Versand wechselt der Auftrag auf „Warte auf KVA“. Bei Annahme setzt RepairDash den Status auf „KVA OK“, sodass die Werkstatt direkt weiterarbeiten kann. Bei mehreren Varianten hat jede Variante ihren eigenen Button; ein Konto oder Login braucht Ihr Kunde nicht.
Feature 04
PDF-Kostenvoranschlag als E-Mail-Anhang
Der Kostenvoranschlag wird zusätzlich als PDF mitgesendet.
Das PDF enthält Firmenlogo, Kundendaten, Gerät, Fehlerbeschreibung, Reparaturumfang, Netto- und Bruttopreis sowie die geschätzte Dauer. Der Kunde kann es ausdrucken, intern freigeben oder für seine Unterlagen speichern.
Feature 05
Benachrichtigung bei Annahme oder Ablehnung
Sie werden sofort informiert – per System-Benachrichtigung und E-Mail.
Wenn der Kunde den Kostenvoranschlag annimmt oder ablehnt, erhalten Sie eine Benachrichtigung im System und per E-Mail. Die Antwort enthält Kunde, Gerät, Preis und Entscheidung. Bei Annahme wechselt der Auftrag automatisch auf „KVA OK“.
Feature 06
B2B-Kunden verwalten KVAs im Kundenprofil
Stammkunden sehen alle Aufträge und KVAs auf einen Blick.
Für B2B-Kunden und Stammkunden bietet das Kundenprofil eine Komplettübersicht: Alle bisherigen Aufträge, offene und beantwortete Kostenvoranschläge – alles auf einer Seite. Der Kunde kann KVAs direkt genehmigen oder ablehnen und Ihnen eine Nachricht zum Preis schicken. Ideal für Firmen, Versicherungen und Stammkunden, die regelmäßig Geräte zur Reparatur bringen.
Alle Vorteile auf einen Blick
Funktionen für Erstellung, Versand und Nachverfolgung
Bis zu sechs Varianten – der Kunde wählt selbst
Gewählter Preis wird automatisch in den Auftrag übernommen
Formulierungsvorschlag aus wenigen Stichworten
Versand per E-Mail mit Schaltflächen zum Annehmen oder Ablehnen
Rückfragen des Kunden werden dem Auftrag zugeordnet
Offene Kostenvoranschläge im Kundenprofil einsehbar
Geräte- und Preisdaten werden aus dem Auftrag übernommen
Benachrichtigung bei Annahme oder Ablehnung
KVA-Verlauf pro Auftrag und Kunde
Häufige Fragen
Was ist ein Kostenvoranschlag (KVA) in der Reparaturwerkstatt?
Ein Kostenvoranschlag ist die Preisangabe vor der Reparatur: was gemacht wird, was es kostet und wie lange es dauert. Repariert wird erst, wenn der Kunde zustimmt. In RepairDash gehört der KVA zum Reparaturauftrag und hat eigene Status – von „Offene KVA“ über „Warte auf KVA“ bis „KVA OK“.
Wie erstelle ich einen Kostenvoranschlag in RepairDash?
Legen Sie den Auftrag mit der Priorität „Kostenvoranschlag (KVA)“ an. Öffnen Sie ihn und klicken Sie in der Karte „Aktionen“ auf „KVA senden“. Tragen Sie die Dauer ein, prüfen Sie Positionen und Preis, fügen Sie bei Bedarf Varianten hinzu, schreiben Sie den Text und senden Sie den Kostenvoranschlag per E-Mail.
Wie gibt mein Kunde den Kostenvoranschlag frei?
Er bekommt eine E-Mail mit Ihrem Logo, dem Text, den Varianten mit Preis und dem Kostenvoranschlag als PDF im Anhang. Er klickt bei seiner Variante auf „Akzeptieren“ und bestätigt die Auswahl – ein Konto braucht er dafür nicht. Der Auftrag springt automatisch auf „KVA OK“, ohne dass Sie die Seite neu laden.
Kann der Kunde den Kostenvoranschlag ablehnen?
Ja. In der E-Mail steht neben „Akzeptieren“ auch „Ablehnen“. Sie werden in RepairDash benachrichtigt und sehen die Entscheidung direkt am Auftrag.
Wie viele Varianten kann ich anbieten?
Bis zu sechs pro Kostenvoranschlag. Varianten sind Alternativen: Der Kunde wählt genau eine, und deren Positionen und Preis werden in den Auftrag übernommen.
Schreibt die KI den Text automatisch?
Mit dem KI-Assistenten (Zusatzmodul) geben Sie ein paar Stichworte ein und klicken auf „AI-Bericht“. Daraus entsteht ein vollständiger Text mit Anrede, Erklärung, Varianten und Grußformel, den Sie vor dem Versand bearbeiten können. Ohne KI-Assistent schreiben Sie den Text selbst.
Wie wird aus dem Kostenvoranschlag eine Rechnung?
Nach der Reparatur klicken Sie im Auftrag auf „Zur Kasse“. Die Positionen der gewählten Variante und die Kundendaten liegen schon im Warenkorb. Mit „Verkauf abschließen“ ist die Rechnung erstellt; in der Standardeinstellung wechselt der Auftrag danach automatisch auf „Abgeschlossen“.
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Passende Funktionen
Kostenvoranschläge direkt aus dem Auftrag versenden
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