Video-Tutorial · 3:12 Minuten
Kostenvoranschlag senden und abrechnen
Lernen Sie, wie Sie einen Kostenvoranschlag mit Varianten erstellen, den Text von der KI schreiben lassen, die Freigabe Ihres Kunden online erhalten und den Auftrag danach mit einem Klick abrechnen.
Das lernen Sie im Tutorial
Am Beispiel eines Laptops mit klickender Festplatte und verstaubtem Lüfter sehen Sie den kompletten Ablauf an einem echten Auftrag: vom Kostenvoranschlag mit zwei Varianten über den Text aus der KI und die Freigabe Ihres Kunden bis zur Rechnung.
Sie sehen auch, was Ihr Kunde per E-Mail bekommt und wie der Auftrag danach von selbst weiterläuft – bis „Abgeschlossen“.
Kapitel
- 00:00Einleitung
- 00:10Auftrag als Kostenvoranschlag
- 00:34Kostenvoranschlag erstellen
- 01:08Text mit KI
- 01:33Was Ihr Kunde bekommt
- 01:52Freigabe im Auftrag
- 02:09Reparieren und fertigstellen
- 02:35Abrechnen
- 02:55Fazit
So senden Sie einen Kostenvoranschlag
Auftrag als Kostenvoranschlag anlegen
Unter „Neuer Auftrag“ wie gewohnt Kunde, Gerät und Reparatur eintragen und bei „Priorität“ „Kostenvoranschlag (KVA)“ wählen. Nach dem Speichern steht der Auftrag unter „Offene KVA“.
KVA senden öffnen
Den Auftrag öffnen und in der Karte „Aktionen“ auf „KVA senden“ klicken. Zuerst die Dauer eintragen, z. B. „1-2 Werktage“.
Varianten anbieten
Mit „Variante hinzufügen“ bis zu sechs Varianten anlegen, z. B. Variante A Festplatte, Variante B Festplatte plus Lüfter-Reinigung. Ihr Kunde wählt später eine davon.
Text schreiben lassen
Ein paar Stichworte eingeben und auf „AI-Bericht“ klicken. Die KI schreibt einen vollständigen Kostenvoranschlag mit Anrede, Erklärung, Varianten und Grußformel. Der Text bleibt editierbar. „AI-Bericht“ gehört zum KI-Assistenten (Zusatzmodul).
Per E-Mail senden
Der Auftrag steht danach auf „Warte auf KVA“. Ihr Kunde bekommt eine E-Mail mit Ihrem Logo, dem Text, den Varianten mit Preis und dem Kostenvoranschlag als PDF im Anhang.
Nach der Freigabe
Kunde wählt online
Er klickt bei seiner Variante auf „Akzeptieren“, bestätigt die Auswahl – fertig. Der Auftrag springt ohne Neuladen auf „KVA OK“, der Preis der gewählten Variante wird übernommen und die Glocke zeigt die Variante.
Reparieren
Status „In Bearbeitung“, unter „Durchgeführte Reparatur“ eintragen, was gemacht wurde. Der Text steht später auf der Rechnung.
Fertigstellen
Status „Fertiggestellt“, im Ausgang-Check die Funktionen abhaken. Ist die Vorlage „Reparatur abgeschlossen“ aktiv, bekommt Ihr Kunde automatisch die E-Mail „Ihre Reparatur ist fertig!“.
Abrechnen
Im Auftrag auf „Zur Kasse“ klicken: Positionen und Kundendaten sind schon im Warenkorb. Zahlungsart wählen, „Verkauf abschließen“, die Rechnung mit „Per E-Mail versenden“ schicken. Der Auftrag steht automatisch auf „Abgeschlossen“.
Häufige Fragen
Kann mein Kunde den Kostenvoranschlag auch ablehnen?
Ja. In der E-Mail gibt es neben „Akzeptieren“ auch „Ablehnen“.
Wie viele Varianten sind möglich?
Bis zu sechs. Varianten sind Alternativen; der Kunde wählt genau eine.
Muss ich die Seite neu laden, um die Antwort zu sehen?
Nein. Der Status aktualisiert sich von selbst, die Glocke meldet „KVA Akzeptiert“.
Brauche ich für „AI-Bericht“ etwas Besonderes?
Den KI-Assistenten (Zusatzmodul). Ohne ihn schreiben Sie den Text selbst; alles andere funktioniert genauso.
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